... Oftmals erfordern die bisher bekannten Software-Produkte viel zu hohe Schulungsaufwände, sind umständlich zu bedienen, sind zu kostenintensiv und helfen dadurch nicht wirklich bei der Arbeit. Oft hören wir genau diese Gründe warum man weiterhin auf Altbewährtes und dadurch auf die manuelle Abarbeitung der erforderlichen Prozesse setzt. Aber manchmal sind die Vorteile solch einer Software auch unbekannt.
Warum eine Software für den Sitzungsdienst?
Die Anforderungen an die Verwaltungen nehmen zu.
Oft fehlt es an Personal, an Ausstattung, an Zeit und finanziellen Mitteln.
Planung, Durchführung und Abschluss von Rats- und Ausschusssitzungen erfordern hohe Ressourcen aus der Verwaltung.
Einladungen müssen erstellt werden, in "letzter Sekunde" gibt es Änderungen, Tagesordnungspunkte verschieben sich. Bekanntmachungen, Anwesenheitsliste, Sitzungsvorlagen müssen vor jeder Sitzung qualifiziert vorbereitet sein.
Nach der Sitzung geht es weiter. Waren alle Räte anwesend, wurde die Tagesordnung geändert? Niederschrift, Beschlussbuchauszüge, Sitzungsprotokolle und vieles mehr werden jetzt benötigt.
Es folgen Ablage von Dokumenten, Suche nach Protokollen, Rats- und Bürgerinformation, Sitzungsgeldberechnungen u.v.m.
Sie kennen das? Natürlich!
Sie kennen es sogar ganz genau, denn das ist Ihr Alltag im Rathaus. Und sicher kommt in der Praxis noch weit mehr dazu, als wir hier versuchen so kurz zu beschreiben.
Dieser Alltag könnte anders sein!
Vergleichen Sie die Lösungen verschiedener Hersteller. Prüfen Sie deren Tauglichkeit für Ihre Anforderungen in einer Demo am Arbeitsplatz. Sie werden erhebliche Unterschiede feststellen.
Fällen Sie Ihre Entscheidungen nicht nach Namen des Anbieters, deren Bekanntheitsgrad oder etwa dem Preis. Entscheidend ist, dass Sie und Ihre Mitarbeiter in Ihrer Verwaltung sich mit der Software, mit der Bedienung und dem dahinter stehenden Konzept wohlfühlen.
Anforderungen und Lösungen verändern sich. Eine getroffene Auswahl war zum Zeitpunkt der Entscheidung vielleicht die Richtige. Heute bietet KOMMUNE-AKTIV neue innovative Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Arbeit.
Zusätzlich bietet eine gute Sitzungsdienstsoftware folgende Vorteile:
- Sie erstellen alle Ihre Dokumente um ein vielfaches schneller als bisher.
- Ihre Verwaltung spart erheblich Zeit, im Vergleich zur herkömmlichen Arbeitsweise.
- Fehlerquoten werden deutlich reduziert.
- Sicherheit im Informationsfluss wird hergestellt.
- Die Ablauforganisation wird vereinfacht und ist gleichzeitig strukturiert.
- Verbesserung der Qualität und des Informationsangebotes für Mandatsträger und Verwaltungsmitarbeiter.
